איך לבנות תהליך ידידותי: טפסי גוגל שמפעילים זאפ, שמעדכן CRM ושולח PDF

בעידן הדיגיטלי המודרני, עסקים מחפשים דרכים לייעל את התהליכים שלהם ולהפוך אותם לאוטומטיים ככל האפשר.
אחד הכלים הפופולריים ביותר לשם כך הוא טפסי גוגל, המאפשרים איסוף מידע בצורה פשוטה ונוחה.
אך מה אם נוכל לקחת את זה צעד אחד קדימה ולחבר את הטפסים למערכות נוספות כמו זאפייר (Zapier) ו-CRM, ולשלוח PDF באופן אוטומטי?
במאמר זה נבחן כיצד ניתן לבנות תהליך ידידותי שמשלב את כל הכלים הללו בצורה חלקה ויעילה.

היתרונות של אוטומציה בתהליכים עסקיים

לפני שנצלול לפרטים הטכניים, חשוב להבין מדוע אוטומציה היא כל כך חשובה לעסקים.
אוטומציה מאפשרת לעסקים לחסוך זמן וכסף, להפחית טעויות אנוש, ולשפר את הדיוק והמהירות של תהליכים עסקיים.
על פי מחקר של חברת McKinsey, עסקים שיישמו אוטומציה בתהליכים שלהם הצליחו להגדיל את הפרודוקטיביות ב-20% עד 30%.

• חיסכון בזמן: תהליכים אוטומטיים מבטלים את הצורך בביצוע ידני של משימות חוזרות ונשנות.
• הפחתת טעויות: אוטומציה מפחיתה את הסיכון לטעויות אנוש, מה שמוביל לשיפור באיכות הנתונים.
• שיפור הדיוק: תהליכים אוטומטיים מבטיחים שהמידע מועבר בצורה מדויקת ומהירה.
• שיפור חווית הלקוח: תהליכים מהירים ומדויקים משפרים את חווית הלקוח ומגבירים את שביעות רצונו.

שלב 1: יצירת טופס גוגל

השלב הראשון בתהליך הוא יצירת טופס גוגל.
טפסי גוגל הם כלי חינמי ונוח לשימוש שמאפשר יצירת טפסים מקוונים בקלות.
ניתן להשתמש בטפסים לאיסוף מידע מלקוחות, עובדים או כל גורם אחר.

כדי ליצור טופס גוגל, יש להיכנס לחשבון הגוגל שלך ולבחור באפשרות “טפסים” מתוך תפריט הגוגל דרייב.
לאחר מכן, ניתן לבחור תבנית קיימת או ליצור טופס חדש מאפס.
יש להוסיף את השאלות והמידע שברצונך לאסוף, ולוודא שהטופס מעוצב בצורה ברורה וידידותית למשתמש.

שלב 2: חיבור הטופס לזאפייר

לאחר שיצרת את הטופס, השלב הבא הוא לחבר אותו לזאפייר.
זאפייר הוא כלי שמאפשר חיבור בין אפליקציות שונות ואוטומציה של תהליכים ביניהן.
באמצעות זאפייר, ניתן להגדיר “זאפ” – תהליך אוטומטי שמופעל כאשר מתבצעת פעולה מסוימת.

כדי לחבר את הטופס לזאפייר, יש להיכנס לחשבון הזאפייר שלך וליצור זאפ חדש.
יש לבחור בטופס הגוגל כטריגר, ולהגדיר את הפעולה שתתבצע כאשר מתקבל מידע חדש בטופס.
לדוגמה, ניתן להגדיר שהמידע יישלח למערכת CRM או יישמר בקובץ גוגל שיטס.

שלב 3: עדכון מערכת ה-CRM

מערכת CRM (Customer Relationship Management) היא כלי חשוב לניהול קשרי לקוחות.
באמצעות חיבור הטופס למערכת ה-CRM, ניתן לעדכן את פרטי הלקוחות באופן אוטומטי ולשמור על מידע מעודכן ומדויק.

כדי לעדכן את מערכת ה-CRM, יש להגדיר בזאפייר את הפעולה המתאימה.
לדוגמה, ניתן להגדיר שהמידע מהטופס יישלח למערכת CRM כמו Salesforce, HubSpot או Zoho.
כך ניתן לוודא שכל המידע שנאסף בטופס מתעדכן באופן אוטומטי במערכת ה-CRM.

שלב 4: שליחת PDF

השלב האחרון בתהליך הוא שליחת PDF.
באמצעות זאפייר, ניתן להגדיר שהמידע מהטופס יישלח כקובץ PDF לכתובת דוא”ל מסוימת או יישמר בענן.

כדי לשלוח PDF, יש להגדיר בזאפייר את הפעולה המתאימה.
ניתן להשתמש בכלים כמו Google Docs או PDFMonkey ליצירת קובץ PDF מהמידע שנאסף בטופס.
לאחר מכן, ניתן להגדיר שהקובץ יישלח לכתובת דוא”ל מסוימת או יישמר בענן כמו Google Drive או Dropbox.

מקרי מבחן והצלחות

עסקים רבים כבר אימצו את התהליך הזה ונהנים מהיתרונות שלו.
לדוגמה, חברת סטארט-אפ בתחום הפינטק הצליחה לחסוך 15 שעות עבודה שבועיות על ידי אוטומציה של תהליך איסוף המידע מלקוחות ועדכון מערכת ה-CRM.
חברה נוספת בתחום הבריאות הצליחה לשפר את הדיוק של המידע שנאסף ב-25% על ידי שימוש בטפסי גוגל וזאפייר.

סטטיסטיקות ותובנות

על פי מחקר של חברת Forrester, עסקים שמשתמשים באוטומציה בתהליכים שלהם מצליחים לשפר את חווית הלקוח ב-30%.
בנוסף, מחקר של חברת Gartner מצא שעסקים שמשתמשים במערכות CRM מצליחים להגדיל את המכירות ב-29%.

הנתונים הללו מדגישים את החשיבות של אוטומציה ושימוש בכלים כמו טפסי גוגל, זאפייר ו-CRM לשיפור התהליכים העסקיים.

מחפש איך לבנות תהליך ידידותי: טפסי גוגל שמפעילים זאפ, שמעד