תהליך Onboarding לעובדים חדשים: יצירת חשבונות בכלים שונים דרך זאפייר

תהליך ה-Onboarding לעובדים חדשים הוא שלב קריטי בהשתלבותם בארגון.
הוא כולל מגוון פעולות שמטרתן להקל על העובד החדש להיכנס לתפקידו בצורה חלקה ויעילה.
אחד האתגרים המרכזיים בתהליך זה הוא יצירת חשבונות בכלים ובמערכות השונות שהעובד יזדקק להם.
כאן נכנסת לתמונה זאפייר, פלטפורמה אוטומטית שמאפשרת חיבור בין אפליקציות שונות וביצוע פעולות אוטומטיות.

מהי זאפייר וכיצד היא פועלת?

זאפייר היא פלטפורמה שמאפשרת חיבור בין אפליקציות שונות באמצעות יצירת “זאפים” – תהליכים אוטומטיים שמבצעים פעולות מסוימות כאשר מתקיים טריגר מסוים.
לדוגמה, ניתן ליצור זאפ שיבצע פעולה מסוימת בכל פעם שמתקבל אימייל חדש, או כאשר נוצר אירוע חדש בלוח השנה.

היתרון המרכזי של זאפייר הוא היכולת לחבר בין אפליקציות שונות ללא צורך בכתיבת קוד.
הפלטפורמה תומכת במאות אפליקציות שונות, כולל כלים פופולריים כמו גוגל דרייב, סלספורס, סלאק ועוד.

היתרונות של שימוש בזאפייר בתהליך ה-Onboarding

שימוש בזאפייר בתהליך ה-Onboarding לעובדים חדשים מציע מספר יתרונות משמעותיים:

חיסכון בזמן: יצירת חשבונות בכלים שונים יכולה להיות תהליך ממושך ומסורבל.
באמצעות זאפייר, ניתן לבצע את כל הפעולות הללו באופן אוטומטי ובכך לחסוך זמן יקר.
מניעת טעויות: כאשר תהליך יצירת החשבונות מתבצע באופן ידני, יש סיכון לטעויות אנוש.
זאפייר מבטיחה שהפעולות יתבצעו בצורה מדויקת וללא טעויות.
שיפור חוויית העובד: תהליך Onboarding חלק ויעיל משפר את חוויית העובד החדש ומסייע לו להרגיש חלק מהארגון מהר יותר.

כיצד ליצור תהליך Onboarding אוטומטי באמצעות זאפייר?

כדי ליצור תהליך Onboarding אוטומטי באמצעות זאפייר, יש לבצע מספר שלבים פשוטים:

1. זיהוי הצרכים

השלב הראשון הוא לזהות את הכלים והמערכות שהעובד החדש יזדקק להם.
זה יכול לכלול כלים כמו דוא”ל, מערכת ניהול פרויקטים, כלי תקשורת פנימיים ועוד.

2. יצירת זאפים

לאחר זיהוי הצרכים, יש ליצור זאפים שיבצעו את הפעולות הנדרשות.
לדוגמה, ניתן ליצור זאפ שייצור חשבון דוא”ל חדש בכל פעם שנוסף עובד חדש למערכת ניהול העובדים.

3. בדיקה והתאמה

לאחר יצירת הזאפים, יש לבדוק אותם ולוודא שהם פועלים כראוי.
במידת הצורך, ניתן לבצע התאמות ושינויים כדי להבטיח שהתהליך יהיה חלק ויעיל.

מקרי מבחן: ארגונים שהשתמשו בזאפייר בתהליך ה-Onboarding

מספר ארגונים כבר אימצו את השימוש בזאפייר בתהליך ה-Onboarding שלהם ונהנו מהתוצאות.
לדוגמה, חברת טכנולוגיה בינלאומית הצליחה לקצר את זמן ה-Onboarding מ-5 ימים ליום אחד בלבד באמצעות אוטומציה של תהליכים שונים.

במקרה אחר, חברת סטארט-אפ בתחום הפיננסים הצליחה לשפר את חוויית העובד החדש ולהפחית את שיעור העזיבה של עובדים חדשים ב-30% בזכות תהליך Onboarding אוטומטי ומותאם אישית.

סטטיסטיקות ותובנות

מחקרים מראים כי תהליך Onboarding יעיל יכול לשפר את שביעות הרצון של העובדים ולהפחית את שיעור העזיבה שלהם.
לפי מחקר של חברת גאלופ, עובדים שעברו תהליך Onboarding איכותי הם בעלי סיכוי גבוה ב-69% להישאר בארגון למשך שלוש שנים לפחות.

בנוסף, מחקר של חברת ברנדון הול מצא כי ארגונים שמשקיעים בתהליך Onboarding איכותי מצליחים לשפר את הפרודוקטיביות של העובדים החדשים ב-70%.

סיכום

תהליך Onboarding לעובדים חדשים הוא שלב קריטי בהשתלבותם בארגון.
שימוש בזאפייר ליצירת חשבונות בכלים שונים מציע יתרונות רבים, כולל חיסכון בזמן, מניעת טעויות ושיפור חוויית העובד.
באמצעות זאפייר, ניתן ליצור תהליך Onboarding אוטומטי ויעיל שמסייע לעובדים חדשים להשתלב בארגון בצורה חלקה ומהירה.